Warum ich nicht weiter als 12 Wochen plane

Wie viel Planung ist nötig? Jahresplanung, Quartalsplanung, Monatsplanung, Wochenplanung, Tagesplanung. Ein paar davon gibt es bei mir, andere nicht (mehr). Denn ich habe die Erfahrung gemacht, dass Dinge, die ich mir am Jahresende für das neue Jahr vornehme, nach einem halben Jahr nicht mehr gültig sind. Immer ist da irgendeine Verschiebung in meinem Leben: Neue Termine, neue Menschen, neue Anforderungen. Und wenn ich dann auf meine Jahresplanung schaue, bekomme ich regelmäßig schlechte Laune, weil ich so wenig von dem umgesetzt habe, was mir damals so wichtig erschien. Was ich dabei übersehe, ist, dass ich wahnsinnig viele andere Dinge geschafft habe, die ich vor einem halben Jahr einfach nicht auf dem Schirm hatte.

Es gibt Dinge, die sind scheiße (wirklich scheiße, „blöd“ würde es hier nicht treffen). Zum Beispiel, Pläne nicht umzusetzen. Ich kann das gut, denn ich plane gerne und gleichzeitig gibt es so viele Dinge in meinem Leben, die sich nicht gut planen lassen: In erster Linie meine eigene Gesundheit und die meines Sohnes, aber auch andere Faktoren wie neue Kundenprojekte oder Leistungen für die Uni. Und ich weiß mittlerweile genau: Wenn ich mir Ende des Jahres vornehme, bis zur Mitte des neuen Jahres ein „Kann-Projekt“ umgesetzt zu haben, dann schaffe ich das im Zweifel eher nicht.

Über Kann-Projekte, Muss-Projekte und Will-Projekte

Ich habe in diesem Jahr zwei große Projekte, die ich gerne umsetzen will: Meine Masterarbeit schreiben und der Relaunch meiner Website. Aber: Diese Projekte sind Kann-Projekte – ich brauche sie nicht unbedingt. Ich bekomme kein Geld dafür (zumindest nicht direkt) und ich kann auch weitermachen, auch wenn ich sie nicht umsetze.

Was ist das Problem mit diesen Kann-Projekten? Die Muss-Projekte. Denn die sind es, die mich am Leben oder aber – etwas abgemildert – meinen Alltag am Laufen halten. Ich meine hier Kundenprojekte, die meinen (und Juniors) Lebensunterhalt sichern und ich meine auch Leistungen für die Uni, für die ich Punkte und Scheine bekomme. Denn das ist wichtig, damit ich in meinem Studium Fortschritte mache.

Was den Kann-Projekten sonst noch im Weg steht, sind die Will-Projekte. Das sind Projekte, die ich nicht unbedingt machen müsste. Sie sind „nice to have“, aber nicht lebensnotwendig. Das können Kundenanfragen sein, für die ich gerade keine Zeit habe, aber auch Kurse an der Uni, die ich nicht unbedingt belegen müsste. Das Problem an ihnen: Sie locken mich, weil sie Spaß machen. Und sie kosten Zeit, die ich doch in die Kann-Projekte stecken wollte. Laut Planung. Eigentlich.

Die zerstörte Jahresplanung

Ende 2017 habe ich meine Jahresplanung für 2018 gemacht. Ich habe mir alle schon bekannten Muss-Projekte angesehen, habe dann überschlagen, wie viel Zeit ich einplanen muss, um weitere Muss-Projekte zu finden und umzusetzen. Aber nur so viele, dass mein Lebensunterhalt gesichert ist. Ich hatte mir vorgenommen, in diesem Jahr nicht so viele Aufträge wie möglich umzusetzen, sondern stattdessen weiter an meinem Business zu arbeiten. Weniger Aufträge, mehr Drumherum, mehr Planung. Was aber passierte? Von allen Seiten prasselten Anfragen auf mich ein. Auch solche, mit denen ich nie gerechnet hätte. Und na klar: Als Scanner fand ich fast alle spannend und wollte sie nicht verpassen. Ich sah sie als Chance, mich weiterzuentwickeln und neue Dinge zu lernen.

Dazu kamen auch noch ungebetene Muss-Projekte wie die DSGVO und spontane Will-Projekte wie etwa mein Projekt 28 Tage Content und die daraus entstandene Facebook-Gruppe. Was dabei auf der Strecke blieb, waren meine Kann-Projekte. Alles schob sich nach hinten, ich schaffte immer weniger. Weil ich weiterhin das Jahr im Blick hatte, kamen mir die Projekte immer größer und das Jahr immer kleiner vor. Ich verpasste den Anschluss.

Warum ich nur noch für 12 Wochen plane

Was mir den Überblick über meine vorhandene Zeit und sonstige Ressourcen zurückgab, war die 12-Wochen-Planung. Ein System, das mir zuerst bei Esther Eisenhardt von Mompreneurs über den Weg lief. Die hat es allerdings nicht erfunden, sondern sie hat es von Brian Moran und Michael Lennington übernommen und angepasst (und die beiden haben auch nicht das Rad neu erfunden, sondern der Idee einen Namen gegeben). Die Idee ist so simpel wie genial: Das 12 week year lebt davon, dass man klar und fokussiert über einen Zeitraum von 12 Wochen plant und arbeitet – ein Zeitraum, der sehr gut zu überblicken ist. Ein Zeitraum, in dem jeder verdaddelte Tag fehlt.

Wenn ich früher meine Jahresplanung machte, dann konnte ich die Zwischenziele zwar datieren und somit auch wenige größere Projekteinheiten bilden. Dennoch war ich nicht so fokussiert, wie wenn ich nur für 12 Wochen plane. Denn selbst wenn ich mit den Jahreszielen nicht ganz im Zeitplan war, dachte ich mir „Naja, das Jahr hat ja noch 9/6/3 weitere Monate“. Und somit verging viel Zeit, in der ich eben nicht meine ganze Energie in die Projekte legte, sondern abschweifte. Wenn ich mich bei meinem 12 Wochen Plan so verhalte, dann gerate ich sofort in Verzug. Dann merke ich schmerzlich, wie die Deadline näher rückt.

Planung: Detailliert und kleinschrittig

Wenn du den Blick nur auf den Zeitraum von 12 Wochen richtest, dann kannst du sehr viel detaillierter planen. Du kannst die Zeiträume, in denen du an dem Projekt arbeitest, sehr genau eingrenzen. Auch Termine kannst du über diesen Zeitraum sehr viel besser einschätzen und einplanen. Dann kannst du dir Woche für Woche kleine und große Schritte im Projekt vornehmen, je nachdem, wie viel du in der entsprechenden Woche sonst noch zu tun hast.

Für meine Aktion „28 Tage Content“ zum Beispiel habe ich mir sehr genau eingeteilt, wann ich welche Zwischenziele erledigt haben wollte.

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  • Inhaltsplanung und Material
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  • Grafiken für Facebook Gruppe erstellen

Ich habe diese Bereiche zu großen Teilen nacheinander abgearbeitet, manche aber auch parallel. Aber ich wusste in jeder Woche, was genau ich zu tun habe, um im Zeitplan zu bleiben. Die Aufgaben habe ich mir sehr kleinteilig notiert, sodass ich immer fokussiert an einem To-do arbeiten konnte. Auf diese Weise entsteht gar nicht erst ein unübersichtlicher Berg an Aufgaben und ich merke sofort, wenn ich etwas nicht erledigt habe. Und wenn sich plötzlich Zeit findet, die ich vorher nicht eingeplant hatte, dann kann ich vorarbeiten.

Warum diese Planung nicht nur für einzelne Projekte gut ist

Auch für deinen Blog, dein Business und sogar für private Ziele kannst du den 12-Wochen-Plan perfekt einsetzen. Du musst dann nur darauf achten, dass du dich innerhalb der Projekte und ihrer vielen kleinen To-dos nicht verzettelst. Ich nutze die Planung für alle meine Projekte und zwar immer vom großen Zeitraum zum kleinen. Zuerst entwickle ich Ziele und Zwischenziele für 12 Wochen, dann sortiere ich die einzelnen Aufgaben den jeweiligen Wochen zu. Und von Woche zu Woche plane ich dann die kleinen To-dos für den jeweiligen Tag.

So kann ich immer dafür sorgen, dass ich mein Pensum nicht überreiße und/oder mich selbst überfordere. Ich kann dann von Tag zu Tag genau überlegen, wann ich welche Aufgabe mache. Dabei arbeite ich meistens nach der „eat the frog – Methode“, denn wenn ich diese eine, große Aufgabe erledigt habe, fühlt sich meine To-do-Liste immer gleich viel besser an. Und für mich ist es auch kein Unterschied, ob ich Aufgaben aus dem Business-Bereich erledigt habe oder im Privaten – es sind alles Erfolge. Denn auch ein gut geführter Haushalt ohne Stress oder schlechtes Gewissen zahlt auf mein Wohlbefinden ein.

Wie planst du deine Projekte und deinen Content? Hast du Geheimtipps, mit denen du besonders fokussiert arbeitest? Lass uns dieses Thema gern in den Kommentaren weiter diskutieren!

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